RBX OS – Digitale Festivalplanung für das Reeperbahn Festival
Mit dem aktuellen Release des RBX OS wurde das Planungstool des Reeperbahn Festivals deutlich erweitert. Im Mittelpunkt standen komplexe Planning Views, ein slotbasiertes Management von Veranstaltungen, eine stärkere Unterstützung der Produktionsplanung sowie die technische Integration zentraler Festivalprozesse.
Das Ziel: ein System, das die redaktionelle, organisatorische und produktionelle Planung des Festivals effizienter, übersichtlicher und verlässlicher macht – vom ersten Programmpunkt bis zum operativen Ablauf während des Festivals.
Komplexe Planning Views mit Slot Management
Ein zentraler Bestandteil des aktuellen Releases ist die Weiterentwicklung der Planning Views. Veranstaltungsplanerinnen und Veranstaltungsplaner können Programme, Venues, Tage und Slots nun strukturierter erfassen, bearbeiten und überblicken.
Die Planung folgt einem klaren slotbasierten Prinzip: Veranstaltungen, Showcases, Partnerformate und Programmpunkte werden in definierte Zeitfenster eingeordnet. Dadurch entsteht ein präziser Überblick über Verfügbarkeiten, Überschneidungen, Belegungen und offene Planungsschritte.
Besonders wichtig war dabei, dass das Tool nicht nur Daten verwaltet, sondern die tatsächlichen Arbeitsprozesse des Festivalteams abbildet. Die Oberfläche wurde deshalb entlang der realen Planungslogik entwickelt – mit klaren Zuständen, schnellen Bearbeitungsmöglichkeiten und einer Darstellung, die auch bei vielen parallelen Programmpunkten nutzbar bleibt.
Fokus auf Produktionsplanung und Festivalprozesse
Neben der reinen Programmplanung wurde das RBX OS stärker auf die Anforderungen der Produktionsplanung ausgerichtet. Dafür wurden Bedarfe aus verschiedenen Management- und Arbeitsebenen des Reeperbahn Festivals analysiert und in konkrete Funktionen übersetzt.
Im Fokus standen unter anderem:
bessere Übersicht über Venues, Slots und Programmpunkte
strukturierte Bearbeitung von Zeitfenstern
klarere Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Partnern
effizientere Abstimmung zwischen Planung, Produktion und operativem Festivalbetrieb
belastbare Datengrundlagen für nachgelagerte Prozesse
So wird das RBX OS zunehmend zu einem zentralen Arbeitswerkzeug für die interne Festivalorganisation.
Nahtlose Ticketing-Integration über API-Anbindung
Ein weiterer wichtiger Entwicklungsschritt war die technische Integration des Ticketing-Systems Höme über eine API-Anbindung.
Dadurch können ticketrelevante Prozesse stärker automatisiert und zuverlässiger in das RBX OS eingebunden werden. Die Schnittstelle unterstützt einen durchgängigen Datenfluss zwischen Ticketing, Einladungslogik, Gästelisten- bzw. Delegates-Prozessen und den internen Festivalworkflows.
Gerade bei einem Festival mit vielen unterschiedlichen Zielgruppen, Partnern, Formaten und Zugangsszenarien ist diese Integration ein wesentlicher Baustein, um manuelle Arbeit zu reduzieren und operative Abläufe stabiler zu machen.
DSGVO-konforme Kontaktdatenbank als Single Source of Truth
Parallel wurde an einer DSGVO-konformen Kontaktdatenbank gearbeitet, die zentrale Kontaktdaten, Rollen, Beziehungen und Kommunikationsinformationen strukturiert verwaltbar macht.
Ziel ist eine verlässliche Datenbasis für Festivalteam, Partnerkommunikation, Delegates, Talents, Companies und weitere relevante Kontaktgruppen. Die Kontaktdatenbank schafft die Grundlage dafür, Dubletten zu vermeiden, Verantwortlichkeiten besser abzubilden und Kontaktinformationen konsistenter zu pflegen.
Damit entsteht ein wichtiger Schritt in Richtung einer zentralen, datenschutzkonformen Single Source of Truth für die Festivalorganisation.
Keychange: Zertifizierungssoftware im RBX-Kontext
Auch das Thema Keychange wurde im RBX-OS-Kontext weiterentwickelt. Dabei geht es um digitale Prozesse rund um Zertifizierung, Verwaltung und Kommunikation im Umfeld von Diversität und Geschlechtergerechtigkeit in der Musikbranche.
Die Keychange-Funktionalitäten ergänzen das RBX OS um einen wichtigen gesellschaftlichen und branchenspezifischen Aspekt: digitale Infrastruktur, die nicht nur Planung vereinfacht, sondern auch relevante Programme und Initiativen strukturiert unterstützt.
Pünktlicher Release vor dem Festival
Das aktuelle Release wurde pünktlich vor dem Festival gelauncht und konnte damit rechtzeitig für die operative Festivalplanung eingesetzt werden.
Besonders entscheidend war dabei die enge Abstimmung zwischen Kunde, Projektteam und Partnern. Die Anforderungen wurden nicht isoliert betrachtet, sondern entlang realer Festivalprozesse priorisiert, technisch umgesetzt und in ein nutzbares Release überführt.
Ergebnis: Effizientere Planung, klarere Prozesse, stabile Grundlage
Mit dem aktuellen Release ist das RBX OS einen deutlichen Schritt weiter zu einem zentralen digitalen Planungssystem für das Reeperbahn Festival geworden.
Die Festivalplanung läuft heute effizienter, übersichtlicher und stärker prozessorientiert. Komplexe Planning Views, Slot Management, Produktionslogik, Ticketing-Anbindung und Kontaktdatenbank greifen zunehmend ineinander und schaffen eine belastbare Grundlage für die weitere Digitalisierung der Festivalorganisation.
Gleichzeitig stehen bereits weitere Entwicklungen in der Pipeline, die gemeinsam mit dem Kunden und den Projektpartnern vorangetrieben werden. Das RBX OS bleibt damit kein abgeschlossenes Einzelprojekt, sondern eine kontinuierlich wachsende Plattform für die organisatorischen, produktionellen und strategischen Anforderungen eines der wichtigsten Musikfestivals Europas.